Independent Planning Group

 

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Confidentialité

* La présente politique est énoncée dans un document de travail; les principes qui y sont définis peuvent être modifiés sans préavis.

Voici dix principes interdépendants qui sous-tendent la politique relative à la protection des renseignements personnels du GIP :

1. Responsabilité

Le GIP a la responsabilité de protéger les renseignements personnels qu’il a en sa possession et de confier à un ou à des tiers le soin de respecter les principes qui sous-tendent la protection de la vie privée.

2. Objet de la collecte des renseignements

Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis auprès de tous les clients seront précisées avant ou pendant la collecte.

3. Consentement

Sauf pour des motifs liés à l’application de la loi ou à la sécurité, chaque client doit consentir à ce que des renseignements personnels soient obtenus, utilisés ou divulgués à son endroit.

4. Portée

La collecte des renseignements personnels doit se limiter à ce qu’exigent les fins définies. Les renseignements doivent être recueillis de façon honnête et licite.

5. Restrictions

Les renseignements personnels ne sont utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que le client ne consente à quelque autre utilisation ou que leur communication ne soit requise par la Loi. Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps de satisfaire aux fins voulues.

6. Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible pour servir aux fins auxquelles ils sont destinés.

7. Mesures de sécurité

Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité proportionnelles au caractère délicat de l’information conservée. Tous les renseignements/dossiers des clients doivent être gardés dans un lieu sûr en tout temps.

8. Transparence

Le GIP et ses représentants doivent rendre facilement accessibles à tous les clients la politique et les pratiques adoptées par l’entreprise en matière de gestion des renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels

Sur demande, un client doit être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels qui le concernent et avoir la possibilité de consulter ces renseignements. Il doit pouvoir contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et faire modifier ces derniers au besoin.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Un client doit pouvoir porter plainte concernant le non-respect des principes ci-dessus au(x) mandataire(s) désigné(s) du GIP chargé(s) du respect de la politique relative à la protection des renseignements personnels.

Politique relative à la protection des renseignements personnels du GIP – Guide à l’intention des titulaires de comptes de fonds communs de placement et d’assurance

* Aux fins des présentes, « Groupe indépendant de planification Inc. » ou « IPG Insurance Inc. » (GIP) désignent tous les dirigeants et administrateurs du GIP de même que ses gestionnaires, employés, représentants agréés, agents d’assurance, conseillers et associés (et leurs employés).

1. DOSSIER DE CLIENT ET RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: Les renseignements personnels recueillis à votre sujet aux fins définies dans la politique énoncée par le Groupe indépendant de planification Inc. sont conservés dans ce qu’on appelle le « dossier du client ». Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter : vos nom, adresse et numéro de téléphone, les nom, adresse et numéro de téléphone de votre employeur, votre numéro d’assurance sociale, votre date de naissance, votre revenu et avoir net, les avoirs que vous détenez dans votre compte, les nom, adresse et date de naissance de votre conjoint ou bénéficiaire et des renseignements médicaux (propositions d’assurance).

2. MOTIFS DE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: Lorsque vous remplissez des documents au sujet d’un compte, par exemple un formulaire de demande d’un nouveau client, un formulaire du Groupe indépendant de planification Inc. intitulé « Bien connaître son client », un formulaire du Groupe indépendant de planification Inc. au sujet d’un changement de compte ou d’une demande de nouveaux placements, un formulaire de demande d’une société d’assurances ou d’une société de fonds communs de placement, vous fournissez des renseignements personnels au Groupe indépendant de planification Inc. et/ou à IPG Insurance, y compris, s’il y a lieu, des renseignements concernant votre conjoint ou bénéficiaire, et ce, aux fins suivantes:

  1. ouvrir un compte d’assurance ou de placements auprès du Groupe indépendant de planification Inc., d’IPG Insurance, d’une société de fonds communs de placement ou d’une société d’assurances;
  2. aider votre conseiller en fonds mutuels ou votre assureur-vie à élaborer un plan financier pour vous;
  3. faire un nouveau placement ou contribuer à un placement existant;
  4. racheter des fonds d’un placement existant;
  5. faire une demande en vue d’accroître ou de modifier la couverture d’assurance.

Chaque entreprise auprès de laquelle vous ouvrez un compte recueille ces renseignements personnels, les conserve dans votre dossier de client, les utilise et, au besoin, les communique aux fins précisées dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels. En outre, votre conseiller financier, votre assureur-vie et/ou l’un de ses employés peut recueillir des renseignements personnels aux fins mentionnées dans la présente section.

3. COLLECTE, CONSERVATION, UTILISATION ET DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS FIGURANT DANS VOTRE DOSSIER DE CLIENT: Le Groupe indépendant de planification Inc., IPG Insurance ou l’un de ses conseillers en fonds communs de placement ou assureurs-vie (ou l’un de leurs employés) peut recueillir, conserver et utiliser les renseignements personnels figurant dans votre dossier de client et obtenir des renseignements personnels à votre sujet auprès des tiers mentionnés à la section 4, ou leur en divulguer, aux fins suivantes:

  1. vous identifier et assurer l’exactitude des renseignements figurant dans votre dossier de client;
  2. aider votre conseiller financier ou assureur-vie à déterminer la pertinence de vos placements ou de votre police d’assurance-vie;
  3. aider une société de fonds communs de placement ou une société d’assurance-vie à établir et à administrer votre compte;
  4. faciliter une transaction auprès d’une société de fonds communs de placement ou d’une société d’assurances;
  5. corriger les erreurs dans les comptes que vous possédez auprès du Groupe indépendant de planification Inc., d’une société de fonds communs de placement ou d’une société d’assurances;
  6. vous faire parvenir, à vous et à votre conseiller financier ou agent d’assurance, vos relevés de placements, des précisions concernant votre police d’assurance-vie, des confirmations de transactions et d’autres renseignements dont vous ou votre conseiller financier ou agent d’assurance pouvez avoir besoin pour gérer vos comptes;
  7. satisfaire aux exigences législatives et réglementaires;
  8. vérifier auprès de tout autre organisme des renseignements que vous avez préalablement fournis, lorsque cela est nécessaire aux fins définies dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

4. TIERCES PARTIES: Le Groupe indépendant de planification Inc., IPG Insurance ou l’un de ses conseillers en fonds communs de placement ou assureurs-vie (ou l’un de leurs employés) peut, aux fins précisées dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, divulguer vos renseignements personnels à des tiers, notamment à d’autres institutions financières, sociétés de fonds communs de placement, sociétés d’assurances ou services paramédicaux ou à toute autre entité administrative auprès de laquelle vous réclamez un service, au Gouvernement du Canada et à des organismes gouvernementaux comme l’Agence des douanes et du revenu du Canada, à des organismes de réglementation comme les commissions provinciales des valeurs mobilières et la Commission des services financiers de l’Ontario, à des organismes d’autoréglementation comme l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels et à tout autre organe législatif. Si vous désirez retirer votre consentement à la divulgation de renseignements et discuter des conséquences d’un tel retrait, veuillez composer le 1 800 565 9219 et demander à parler à un agent du service de la protection des renseignements personnels. Dans certains cas, des exigences d’ordre juridique peuvent vous empêcher de retirer votre consentement. En outre, votre décision de retirer votre consentement risque de limiter le choix de produits et de services que le Groupe indépendant de planification Inc. et votre conseiller financier ou agent d’assurance sont en mesure de vous offrir, puisque la divulgation à des tiers permet de vous offrir ledit produit ou service.

5. EMPLOYÉS POUVANT CONSULTER VOTRE DOSSIER DE CLIENT: Les employés du Groupe indépendant de planification Inc., d’IPG Insurance, ou l’un de ses conseillers en fonds communs de placement ou agents d’assurance (ou l’un de leurs employés) n’ont accès à votre dossier de client que s’ils ont besoin de le consulter aux fins précisées dans la présente politique et uniquement dans la mesure où ces fins le justifient.

6. LIEU DE CONSERVATION DU DOSSIER DE CLIENT: Votre dossier de client peut être conservé sous forme électronique dans les bureaux du Groupe indépendant de planification Inc., d’IPG Insurance, ou de l’un de ses conseillers en fonds communs de placement ou agents d’assurance. Il se peut que certaines pièces de votre dossier, sur papier, soient conservées au Groupe indépendant de planification Inc., à l’une de ses diverses succursales et/ou à une société de fonds communs de placement ou d’assurance-vie. En outre, les dossiers de clients peuvent être entreposés hors site et transférés à d’autres installations en cas de sinistre.

7. DROIT DE CONSULTATION DES DOSSIERS ET DE MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: Sauf dans des circonstances particulières prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et d’autres lois provinciales analogues, vous avez le droit de consulter, sur demande écrite, les renseignements personnels figurant dans votre dossier de client. Veuillez communiquer avec votre conseiller ou assureur-vie pour obtenir les renseignements personnels qui vous concernent. Vous pouvez vérifier ces renseignements et les faire corriger au besoin.

8. MODIFICATIONS APPORTÉES À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: Veuillez informer le Groupe indépendant de planification Inc., IPG Insurance Inc., votre conseiller en fonds communs de placement ou votre assureur-vie de toute modification aux renseignements personnels que vous avez fournis en communiquant avec ce dernier au numéro de téléphone ou à l’adresse de courriel indiqués.